• Persondataerklæring

Persondataerklæring

25. maj 2018

Hvorfor indsamler vi personoplysninger

Vi registrerer personoplysninger for at følge Soransk Samfunds vedtægter om at "bevare og udvikle sammenholdet" mellem gammelsoranere. De fleste oplysninger får vi fra dig, og nogen får vi fra skolen.
De personoplysninger vi bruger er almindelige personoplysninger, som f.eks. navn, email, adresse og fødselsdato. I tillæg kan du frivillig give os flere oplysninger om dig selv. Det kan være kontaktinformation såsom telefonnummer, eller det kan være et portrætfoto for at gøre din profil på hjemmesiden mere personlig. Alt dette er med til at vedligeholde interessen for soranske forhold, og det er med til at bevare og udvikle sammenholdet mellem gammelsoranere. Et af formålene med Soransk Samfund er at være et kontaktpunkt mellem gammelsoranere.

Opdatering af personoplysninger på hjemmesiden

På hjemmesiden kan du, under "Min profil", se hvilke personoplysninger vi har registreret om dig på hjemmesiden. Du kan redigere informationen så den altid er opdateret, og du kan vælge om din adresse, dit telefonnummer og din fødselsdato skal være synlig eller ikke for andre gammelsoranere som er indlogget på siden.

Medlemsregister

I tillæg til personoplysninger på hjemmesiden har Soransk Samfund registreret medlemmernes personoplysninger i foreningens medlems- og regnskabssystem. Du kan få at vide hvilke personoplysninger der er registreret om dig i dette system, ved at sende en forespørgsel om indsigt til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Behandling af personoplysninger

Vi bruger oplysningerne til at komme i kontakt med dig f.eks. når vi skal sende Soranerbladet ud, eller når vi engang i mellem sender mail ud til medlemmerne. I tillæg bruger vi oplysningerne til at lave fødselsdagslister i bladet og til at lave medlemslister som vises for gammelsoranere som er logget ind på hjemmesiden. Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre, og dine personoplysninger vises ikke på den åbne del af hjemmesiden. Undtagelser fra dette er hvis du er medlem af bestyrelsen eller medlem af redaktionen, så vil kontaktinformation og foto vises på den åbne del af hjemmesiden.

Indsamling af personoplysninger

Efter dimissionen

Fra skolen modtager vi hvert år en dimittend-liste med navn, adresse, email, fødselsdato samt underskrift fra dimittenden, som samtykke på at Soransk Samfund får lov til at bruge disse personoplysninger. Dimittenden er hermed gratis medlem af Soransk Samfund i ét år. Hvis ikke dimittenden i løbet af dette år aktivt melder sig ind i Soransk Samfund, vil medlemsskabet automatisk ophøre efter ét år. 

Når medlemsskabet ophører vil Soransk Samfund gemmer navn, adressen, email, fødselsdato og afgangsår. Disse oplysninger gemmer vi i det tilfælde at du skulle kontaktet os igen på et senere tidspunkt. Den information vi gemmer er kun tilgængelig for administrationen i Soransk Samfund.
Hvis du ønsker at dine personoplysninger hos Soransk Samfund skal slettes helt, kan vi gøre det. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker at blive medlem af Soransk Samfund igen, eller hvis du ønsker at få en adgangskode til hjemmesiden, skal du da selv fremskaffe bevis for at du har gået på Sorø Akademi Skole.

Indmeldelse

"Alle som har været elev på Sorø Akademi Skole eller ved embedsforhold er eller har været knyttet til Skolen eller stiftelsen Sorø Akademi kan blive medlem af Soransk Samfund."
- fra Soransk Samfunds vedtægter

Når du melde dig ind i Soransk Samfund skal vi bruge navn, adresse, email, fødselsdato og afgangsår. Disse oplysninger bruger vi til at kontrollere at du faktisk har gået på Sorø Akademi.

I tillæg bruger vi informationen når vi sender Soranerbladet til dig, eller når vi engang i mellem sender mail ud til medlemmerne. Dit navn og dit poststed vil blive trykt i Soranerbladet når du har rund fødselsdag, og andre fra din årgang kan også bruge informationen til at komme i kontakt med dig, når I f.eks. har jubilæum.

Hvis du melder dig ud af Soransk Samfund gemmer vi navn, adressen, email, fødselsdato og afgangsår, samt information om eventuel restance. Disse oplysninger gemmer vi i det tilfælde at du skulle kontaktet os igen på et senere tidspunkt. Den information vi gemmer er kun tilgængelig for administrationen i Soransk Samfund.
Hvis du ønsker at dine persondata hos Soransk Samfund skal slettes helt, kan vi gøre det. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker at blive medlem af Soransk Samfund igen, eller hvis du ønsker at få en adgangskode til hjemmesiden, skal du da selv fremskaffe bevis for at du har gået på Sorø Akademi Skole.

Registrering på hjemmesiden

"Alle som kan blive medlem af Soransk Samfund, kan registrere sig på hjemmesiden og få en adgangskode for indlogging."

Når du registrere dig på hjemmesiden for at få en adgangskode, skal vi bruge navn, adresse, email, fødselsdato og afgangsår. Disse oplysninger bruger vi til at kontrollere at du faktisk har gået på Sorø Akademi. I tillæg bruger vi oplysningerne til at lave årgangslister på hjemmesiden. Du bliver automatisk abonnent på nyhedsbrevet når du registrere dig på hjemmesiden, og det kan være at vi af og til sender en mail til dig.

Din personoplysninger på hjemmesiden vises ikke på den åbne del af hjemmesiden. Undtagelser fra dette er hvis du er medlem af bestyrelsen eller medlem af redaktionen, så vil kontaktinformation og foto vises på den åbne del af hjemmesiden.

Hvis du ikke længere ønsker at have adgangskode til hjemmesiden, vil al information om dig blive slettet på hjemmesiden. Hvis du er medlem af Soransk Samfund vil dit navn og afgangsår dog stadig stå på listen over medlemmer. Denne information kan kun ses af gammelsoranere som er indlogget på hjemmesiden.

Indsendelse af legatansøgning

Soransk Samfunds legatadministration indsamler i forbindelse med din legatansøgning personoplysninger, som navn, cpr-nummer, email, adresse, telefonnummer samt information om din bankforbindelse og din studieretning. Dette gør vi for at kunne vurdere og behandle legatansøgningen, og for at være sikker på at legatet udbetales til rette person. Oplysningerne givet i legatansøgningen, bliver behandlet fortroligt og vil udelukkende blive brugt til behandling af din legatansøgning.

Legatadministrationen vil opbevare ansøgningen i 32 måneder, derefter vil ansøgningen bliver slettet.

Ved at acceptere disse vilkår og betingelser, giver du legatadministrationen i Soransk Samfund lov til at bruge dine personoplysninger til behandling af din legatansøgning. Og du giver legatadministrationen lov til at udveksle informationen i legatansøgningen med Soransk Samfund bankforbindelse.

Tilmelding til arrangementer

Når du tilmelder dig et af Soransk Samfunds arrangementer skal vi bruge dit navn og din email, i visse tilfælde også navn og email på en eventuel ledsager.
Information om tilmeldingen ligger i systemet i et år, hvorefter det automatisk slettes.
Tilmelding til Soransk Samfunds arrangementer er bindende. Prisen for arrangementet fremgår i "Arrangementsoversigten", hvis der ikke står nogen pris er arrangementet gratis. Hvis et arrangement, af en eller anden grund, bliver aflyst, refunderes den indbetalte afgift naturligvis.

Tilmelding til nyhedsbrev

Når du melder dig som abonnent på nyhedsbrevet registrere vi dit navn og din email. Du bliver automatisk abonnent på nyhedsbrevet når du registrere dig på hjemmesiden.
Hvis du afmelder dit abonnement på nyhedsbrevet vil dit navn og din email blive slettet fra listen over abonnenter.

Dine rettigheder

Du kan til enhver tid få oplyst hvilke personoplysninger Soransk Samfund har om dig ved at sende en mail til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Du har ret til at få at vide hvad vi bruger dine personoplysninger til, og hvor længe vi opbevarer dem.

På hjemmesiden kan du under «Min profil» se hvad som er registreret om dig på hjemmesiden, og du kan vælge om din adresse, dit telefonnummer og din fødselsdato skal være synlig eller ikke for andre gammelsoranere som er indlogget på siden.

Hvis du ønsker at dine personoplysninger hos Soransk Samfund skal slettes helt, kan vi gøre det. Hvis du på et senere tidspunkt ønsker at blive medlem af Soransk Samfund igen, eller hvis du ønsker at få en adgangskode til hjemmesiden, må du da selv fremskaffe bevis for at du har gået på Sorø Akademi Skole.

Leverandører

Soransk Samfund bruger udelukkende leverandører til databehandling af personoplysninger, som opfylder kravene i persondataforordningen og i persondataloven. Soransk Samfund har for tiden indgået databehandleaftale med følgende:

  • Foreningsadministrator - Medlems- og regnskabssystem
  • Surftown - Webhotel
  • Nets - betaling med kort

Cookies

Soransk Samfund bruger cookies fra Google Inc. Disse cookies giver os bl.a. information om hvilke sider du ser på på vores hjemmeside. Vi bruger den information vi får til at gøre hjemmesiden bedre for brugerne. Disse data kobles ikke til dine øvrige persondata.

For at hjemmesiden skal fungere optimalt bør du tillade brug af cookies.

Generelt om hjemmesiden

Soransk Samfund tilstræber at al information her på siden er korrekt og opdateret. Samtidig fraskriver vi os ethvert ansvar hvis indhold viser sig at være ufuldstændig, unøjagtig eller forældet.

Information som publiseres på denne side er Soransk Samfunds ejendom, og vil blive behandlet med fortrolighed, og ikke videregivet eller videresolgt til trediepart.

Du må ikke anvende denne hjemmeside i ulovligt øjemed, og du må accepterer, at du ikke vil sende, bruge, kopiere eller poste indhold eller kommentarer, som er ærekrænkende eller uanstændig, eller som er fornærmende, usømmelig eller brud på privatlivets fred.

Ved at bruge denne hjemmeside accepterer du, at du ikke må kopiere eller videregive personoplysninger eller andet indhold, og at du ikke må bruge siden til kommercielt salgs- eller reklamevirksomhed. Heller ikke til spam eller andre former for massefremsendelser, som kan forstyrre hjemmesidens drift eller andre besøgendes brug af hjemmesiden.

Udskriv E-mail

Copyright © 2018 Soransk Samfund